Delegar 3/3

Instrucciones para delegar. Fase 1: Definición del Objetivo

1. Identifica la actividad a delegar, ya sea una tarea, un puesto o un departamento.

2. Determina el objetivo de dicha actividad, teniendo en cuenta el tiempo necesario para su realización.

3. Establece los requisitos o dependencias necesarios para llevar a cabo la actividad.

4. Detalla los pasos a seguir para completar la actividad.

5. Establece los criterios y métodos para supervisar el cumplimiento de los objetivos de la actividad.

6. Revisa el punto 4 y determina si los pasos listados requieren una descripción más detallada. Si es así, elabora la definición.

Tras finalizar esta fase, tendrás claramente definido el objetivo, los pasos a seguir, sus descripciones y las dependencias necesarias.

Fase 2: Gestión de Dependencias

1. Decide si las dependencias deben cubrirse antes de iniciar la actividad o si se pueden gestionar conforme la tarea avanza.

2. Si las dependencias son previas, esfuérzate en cubrirlas. Si no, repite la Fase 1 y avanza a la Fase 3 para cada una de ellas.

3. Si es posible avanzar en la tarea mientras se cubren las dependencias, incluye estas acciones dentro de los pasos de la actividad. Actualiza tu lista de tareas consecuentemente.

4. Opcional: Elabora una tabla de tiempos que relacione dependencias y tareas, para identificar si las acciones son secuenciales o pueden realizarse de manera asincrónica, facilitando así la visualización del proceso.

Fase 3: Asignación de la Actividad

1. Si hay alguien en la organización o grupo capacitado para realizar los pasos y gestionar las dependencias, delega la tarea y establece un protocolo de supervisión y comunicación.

2. Si alguien tiene la disposición pero carece de habilidades, inicia un proceso de capacitación.

3. En caso de no contar con personal disponible, considera:

   1. Iniciar la búsqueda de personal ya capacitado.

   2. Inicia proceso de adquisicion de personal para ser capacitado para la tarea.

4. Si no es posible incorporar más personal, programa la tarea para una fecha en que puedas ejecutarla tú mismo.

Notas:

Este proceso es inherentemente recursivo. La delegación de una actividad puede revelar la necesidad de otras tareas subyacentes. Asimismo, al delegar puestos o departamentos, no solo estás asignando una tarea, sino un conjunto de ellas relacionadas con esa área. Es crucial documentar toda la información de forma clara y accesible. Puedes apoyarte en el método PARA. Aunque este proceso no es inamovible, sirve como una base sólida.

Conclusiones:

Delegar es un arte y un proyecto en sí mismo. Si no se trata adecuadamente, puede ser propenso a errores. Para que la delegación se realice eficientemente y no dependa de la suerte, se requiere:

• Conocer detalladamente la actividad a delegar.

• Capacidad para definir y detallar la tarea.

• Reconocer que la delegación lleva tiempo.

• Implementar una metodología específica.

Las instrucciones de este texto ofrecen una metodología básica, fruto del análisis de experiencias en @paradoxalabs, interacciones con proveedores y clientes. Muchas ineficiencias provienen de una delegación inadecuada o de la ausencia total de ella. Es importante darle la importancia que merece.

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